Każda instytucja i przedsiębiorstwo staje przed wyzwaniem utylizacji dokumentów zgodnie z obowiązującym prawem. Wymogi i sposób niszczenia zarówno papierowych dokumentów, jak i nośników danych opisany jest przez szereg regulacji krajowych oraz unijnych. Jak zrobić to właściwie, tak by uniknąć odpowiedzialności w przypadku niedopełnienia obowiązku?
Przepisy prawne
Ilość ustaw, rozporządzeń i zarządzeń, w których poruszana jest kwestia utylizacji dokumentów może zatrwożyć. Tym bardziej, że przepisy nie określają konkretnych metod usuwania danych, a jedynie zaznaczają, że mają one być zniszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Niestety większość metod nie gwarantuje niemożności odtworzenia danych, choć sprawia, że będzie to znacznie utrudnione i nieopłacalne.
Kolejne obostrzenia w zakresie utylizacji danych nakłada RODO. Zgodnie z tym rozporządzeniem niszczenie dokumentów jest również procesem przetwarzania danych. W związku z tym proces ten wymaga zachowania odpowiednich środków bezpieczeństwa. W mniejszych przedsiębiorstwach dokumenty niszczone są w niszczarkach biurowych, jednak warto przemyśleć skorzystanie z usług specjalistycznej firmy. Utylizacja dokumentów w Katowicach lub innych dużych miastach jest znacznie ułatwiona, właśnie ze względu na możliwość skorzystania z usług firmy zewnętrznej.
Zakres działania firmy zewnętrznej
Nie zawsze samodzielne niszczenie dokumentów jest możliwe lub opłacalne. Wówczas warto przemyśleć możliwość zlecenia tego zadania firmie zewnętrznej. Jej znalezienie nie będzie trudne, gdyż w każdym większym mieście istnieją firmy, które posiadają określone kwalifikacje i certyfikaty. Dzięki temu utylizacja dokumentów w Katowicach czy innym większym mieście nie sprawia już problemów.
Firmy oferujące usługi utylizacji dokumentów gwarantują najwyższe standardy bezpieczeństwa. W przypadku dokumentów papierowych do firmy mogą być dostarczane specjalne pojemniki, w których pracownicy gromadzą dokumentację. Szafki takie gwarantują bezpieczeństwo i uniemożliwiają dostęp osób trzecich.Dane zawarte na nośnikach cyfrowych niszczone są w sposób uniemożliwiający ich odczytanie, na co uzyskać można certyfikat. Dodatkowo niektóre firmy oferują również możliwość nagrania filmu dokumentującego proces niszczenia.
Bezpieczeństwo
Podpisując umowę z firmą zewnętrzną, nie należy obawiać się konsekwencji niedopełnienia obowiązku nałożonego prawnie na firmę. To firma zewnętrzna, która gwarantuje w umowie bezpieczne i trwałe zniszczenie danych przejmuje na siebie konieczność właściwego wypełnienia obowiązku. Najważniejszym zadaniem przedsiębiorcy pozostaje jednak sprawdzenie czy firma, z którą ma zostać podpisana umowa, faktycznie posiada certyfikaty i gwarantuje skuteczną utylizację danych.
